Dr. Savaş Tavşancı
Organizasyonel
Gelişim Danışmanı
Türev
Eğitim Danışmanlığı Grup Yöneticisi
Değerli okuyucular, Türev Yönetim Danışmanlığı
olarak makine, otomotiv, lojistik, tekstil, inşaat, turizm gibi sektörlere
verdiğimiz yönetim ve kurumsallaşma danışmanlığı hizmeti neticesinde
özellikle birçok 1-10 çalışanlı mikro aile şirketinde ve 11-250 çalışanlı KOBİ
niteliğindeki aile şirketlerinde etkin bir organizasyon yapısı oluşturma
konusunda ciddi sıkıntılar olduğunu gözlemledik. Üstelik bu şirketlerin
patronları veya profesyonel yöneticileri yaşanan sıkıntıların büyük oranda
organizasyon yapısından kaynaklandığının farkında değiller. Evet doğru
okudunuz, birçok şirket içi problem, sadece organizasyon yapısındaki
aksamalardan kaynaklanmaktadır.
Peki değerli şirket sahipleri ve yöneticileri,
genel olarak göz ardı ettiğimiz bu konu neden bu kadar önemlidir? Organizasyon
yapılanması, "planlama, yöneltme, koordine etme ve denetleme"
ile birlikte işletme yönetimin beş temel fonksiyonundan birisini
oluşturmaktadır. Nasıl ki bir bina yapımında herhangi bir sarsıntı karşısında
yıkılmaması için temelinin sağlamlığı çok önemliyse, organizasyon yapısı da bir
şirket açısından o denli önemlidir. Sağlam ve etkin olmayan bir organizasyon
yapısı şirketimizi zora sokabilir. Şirket büyüdükçe de bizi zora sokan
organizasyonel sorunlar (verimsizlik, hata oranlarında artış, müşteri
şikâyetlerinde artış, işgücü devir hızında artış, şirket içi memnuniyetsizlikler
vs.) git gide daha da büyür.
Organizasyon yapısını, formal (biçimsel) ve
informal (biçimsel olmayan) olarak iki şekilde ele alabiliriz. Bizim bu yazıda
üzerinde durduğumuz kısım, formal organizasyon yapısıdır. Bilinçli bir tasarım
olmadan ve planlanmadan şirket bünyesinde ortaya çıkan informal organizasyon
yapılanmasını diğer yazılarımda irdeleyeceğim.
Formal organizasyon yapısı, biz patron ve/veya
profesyonel yöneticiler tarafından belirli amaçlar (karlılık, müşteri
memnuniyeti, verimlilik vs.) doğrultusunda bilinçli olarak oluşturulan ve
tanımlanan ilişkileri ifade eder. Öyle ki, iş süreçlerimiz yazılı belgelere (iş akışlarının şematize edilmesi, işleyiş ile
ilgili yazılı prosedürlerin oluşturulması, personel görev tanımlamalarının,
yetki ve sorumlulukların belirlenmesi ve organizasyon şemasının oluşturulması)
dayandırıldığı ölçüde formal hale gelir. Nitekim bu şekilde, hem
kişilerden bağımsız olmasından dolayı bir sistemlilik ortaya çıkar; hem de herkes neyi, nasıl, ne ölçüde ve hangi
sınırlar çerçevesinde yapacağını daha net görebileceğinden dolayı organizasyon
içinde sistemlilik ve hızlılık artar. Tabi burada şunu da hatırlatmakta yarar
vardır. Hiçbir sistem tek başına yeterli değildir. Önemli olan onu tutarlı bir
şekilde yönetebilmek ve işletebilmektir.
Yazımın sonunda, en etkin organizasyon yapısı
oluşturmanın veya oluşturulan yapıyı zaman zaman gözden geçirmenin şirketimiz
açısından önemini ortaya koymak amacıyla, turizm işiyle uğraşan orta ölçekli
bir aile şirketinde yürüttüğümüz danışmanlık çalışması kapsamındaki bir
uygulamayı örnek olarak sizlere aktarmak istiyorum.
Çalışmaya başladığımızda yaptığımız analiz
neticesinde, şirket genelinde %90 olan çalışan memnuniyet oranının bir ay
içinde %70'e düşmüş olduğunu gözlemledik. Bunun da, şirket içinde ilk defa
oluşturulan restoran ve bar şefi pozisyona daha önce hiç yönetim konusunda
tecrübesi olmayan, ama yaptığı işi çok iyi bilen ilkokul mezunu bir servis
personelin getirilmesinden kaynaklandığını tespit ettik. Nitekim kendisi, görev
tanımı doğru olarak belirtilmeden, yetki ve sorumlulukları net olarak
tanımlanmadan ve eğitilmeden restoran ve bar şefi yapılmıştır. Organizasyon
yapılanmasından kaynaklanan bu problem sonucunda da restoran ve barda yaşanan
hatalar, yemek ve içkiler yanında servis personelin hizmetinde dolayı
müşteriden gelen şikayetler, çalışanlar arasındaki memnuniyetsizlikler
artmıştır.
Bu tespit sonucunda, büyüme aşamasında olan
ilgili şirketteki iş tanımları, organizasyon şeması, görev tanımları, yetki ve
sorumluklar gözden geçirilip düzenlemeler yapılarak şirket genelindeki çalışan
memnuniyet oranı arttırılmış, hata oranları, ürün ve hizmetten kaynaklı müşteri
şikâyetleri kısa sürede azaltılabilmiştir.
Görüldüğü gibi değerli okuyucular yaşadığımız
bazı şirket içi problemler başka neden aramadan sadece organizasyon yapınızı
gözden geçirerek çözebilirsiniz. Ayrıca "benim
şirketimin şu an bir problemi yok, o nedenle boşver" demeyip problem
oluşmadan (tıpkı doktorların birçok ölümcül hastalıkta erken teşhis hayat
kurtarır demesi gibi) organizasyon yapımızı gözden geçirip sağlam temele
oturmamız faydamıza olacaktır. Sağlıklı günler dileğiyle,
AÇIKLAMA: Konuyla
ilgili soru sorma ihtiyacı duyan değerli şirket sahipleri ve yöneticileri
bize tureved@turev.com.tr mail adresinden
ulaşabilirler.
